PEC: quando ha valore giuridico.

 di Isabella Policarpio - 7 Novembre 2018

La PEC (Posta Elettronica Certificata) viene equiparata alla raccomandata con ricevuta di ritorno ed ha valore giuridico a tutti gli effetti.

La PEC, ossia la Posta Elettronica Certificata è lo strumento alternativo al fax e alla raccomandata con ricevuta di ritorno nella gestione dei rapporti ufficiali. 

Più flessibile e veloce dell’antenato cartaceo, l’invio della PEC permette di saltare le lunghe file alle poste ed evitare i tempi di attesa per la ricezione da parte del destinatario. L’utilizzo della PEC è così diffuso che anche le Sezioni Unite della Suprema Corte (decisione n. 23620 del 28 settembre 2018) si sono espresse sulla validità della sua notifica. 

A differenza dell’email ordinaria, infatti, la PEC ha valore giuridico ma solo quando rispetta determinati requisiti stabiliti dalla legge; scopriamo insieme cos’è la PEC e quando ha valore legale. 

PEC: cos’è e come funziona 

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale, in quanto equiparate alla raccomandata con ricevuta di ritorno. 

La PEC si differenzia rispetto ad una normale casella di posta elettronica perché le sue caratteristiche danno agli utenti che la utilizzano la certezza dell’invio e della consegna della comunicazione al destinatario. 

Le proprietà di sicurezza e certificazione della PEC sono state disciplinate nel D.P.R. n. 68 dell’11 febbraio 2005 e nei documenti tecnici collegati dove sono elencate le regole tecniche per la corretta formazione e trasmissione della stessa. 

Utilizzare la PEC è molto semplice: essa funziona allo stesso modo dell’email ordinaria e ne ha i medesimi elementi grafici ed estetici. Però, diversamente da quanto accade con l’email tradizionale, chi spedisce la Pec riceve due messaggi di conferma da parte del gestore dell’account: 

• nel primo si certifica la presa in carico dell’ordine di spedizione dell'email;

• nel secondo si certifica la consegna della predetta email nell’indirizzo PEC del destinatario. 

Queste certificazioni hanno lo stesso valore legale del timbro del postino sulla raccomandata con ricevuta di ritorno, ne garantiscono la data di invio e di ricevimento. In più nel caso della PEC è anche possibile certificare il contenuto del messaggio, cosa che con la vecchia raccomandata è impossibile. 

 Affinché l’invio vada a buon fine sia il destinatario che il mittente devono avere un indirizzo PEC altrimenti la comunicazione non avrà alcun valore legale. Ricordiamo che grazie al servizio INI-PEC potete trovare facilmente l’indirizzo PEC di un’impresa o di un professionista. 

 Come con la raccomandata, la PEC produce i suoi effetti con la sola consegna del messaggio all’indirizzo del destinatario pertanto ha valore legale anche se non viene letta dal destinatario. 

 PEC: quando ha valore legale 

La PEC acquista valore legale solo quando si riceve l’email di conferma di avvenuta consegna della stessa nella casella di posta del destinatario. 

Infatti il ricevimento di tale email dà la certezza al mittente che il messaggio è stato consegnato correttamente e che il destinatario è nella condizione di poterla leggere. 

 Il valore legale della PEC permane anche se il destinatario non la legge, a prescindere dalle ragioni. In nessun modo egli potrà contestarne la valenza giuridica né provando dei guasti tecnici né lo smarrimento delle credenziali di accesso. 

 Facciamo un esempio: se la PEC è inviata per una diffida di pagamento, la ricezione dell’email di avvenuta consegna interrompe i termini di prescrizione. 

 Ricordiamo che per dimostrare di aver spedito la PEC è necessario conservare entrambe le attestazioni (la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna) in originale, ossia i file. 

 Per questo consigliamo di predisporre sul computer un’apposita cartella dove conservare tutte le ricevute e le attestazioni di avvenuta consegna della vostra PEC. 

Il valore giuridico degli allegati 

Come detto in precedenza, la PEC ha piena validità giuridica nel momento della ricezione della ricevuta di avvenuta consegna; ma cosa succede ai files ad essa allegati? 

 Sulla questione si è espressa la Ragioneria Generale Stato con la circolare n. 3 del 2014 precisando che quando vengono allegati dei files al testo dell’email è necessario apporvi la firma digitale senza la quale questi non avrebbero valore giuridico. 

 Quindi solo la firma digitale sul documento allegato permette che quest’ultimo sia considerato alla stregua di un atto “originale”. 

 Ne deriva che solamente i documenti informatici sottoscritti con firma digitale acquistano piena efficacia giuridica e possono soddisfare il requisito della forma scritta previsto dalla legge. PEC: chi deve averla secondo la legge 

Alcune categorie di soggetti sono obbligati dalla legge a dotarsi di un indirizzo PEC, in particolare: 

• le società, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese; 

• le ditte individuali, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese; 

• i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge statale, con obbligo di comunicazione ai rispettivi Ordini o Collegi; 

• le Pubbliche Amministrazioni. 

 Aldilà dei soggetti obbligati, la PEC può essere attivata da qualunque cittadino. I vantaggi sono molteplici: la sicurezza dei dati personali, il valore legale, l’affidabilità che assumono le comunicazioni ed il risparmio economico rispetto alla normale raccomandata di ritorno.